Beleid voor het gebruik van sponsorinkomsten

1. Doelstellingen

Dit beleid is gericht op een transparante en verantwoorde omgang met sponsorinkomsten. Sponsorinkomsten worden aangewend ter ondersteuning van de doelstellingen van de vereniging, maar zijn niet bedoeld om de jaarlijkse begroting sluitend te maken. In plaats daarvan dienen ze als aanvullende middelen om specifieke projecten en initiatieven te realiseren.

 2. Doeleinden inzet sponsorinkomsten

Sponsorinkomsten worden ingezet voor de volgende doeleinden:

• Projectfinanciering: Investeren in specifieke projecten / evenementen die de missie van de vereniging ondersteunen. Denk aan het organiseren van een loopevenement of een grote baanwedstrijd.
• Kwaliteitsimpuls op specifieke aandachtsgebieden: Het versterken van initiatieven gericht op kwaliteitsverbetering en verdere groei in specifieke aandachtsgebieden waarin de vereniging zich ontwikkelt of zich wil ontwikkelen.
• Groepsoverstijgende sociale evenementen: Organiseren van evenementen die leden en vrijwilligers van de vereniging met elkaar verbinden en een gevoel van gemeenschap bevorderen.
• Opleiding en ontwikkeling: Investeren in training en ontwikkeling van het trainerskorps en de vrijwilligers. Denk aan het organiseren van een gasttraining, externe spreker, train de trainer dag.
• Marketing en promotie: Ondersteunen van activiteiten die de zichtbaarheid van de vereniging vergroten en een wervend karakter hebben.

 3. Proces toewijzen sponsorinkomsten

We onderscheiden twee soorten sponsorinkomsten, namelijk 1) sponsorinkomsten voor een specifiek doeleinde, overeengekomen met de sponsor, en 2) algemene sponsoring van de vereniging zonder vooraf afgesproken doel. De sponsorinkomsten met een specifiek doeleinde zullen ook daarvoor worden ingezet. Voor de algemene sponsorinkomsten geldt het volgende proces voor toewijzing.

1. Trainers, commissieleden, atleten en overige leden van de vereniging kunnen een verzoek indienen bij de sponsorcommissie, om voor een bepaald doeleinde sponsorinkomsten in te zetten.
2. De sponsorcommissie doet een toetsing op de onder 2 gedefinieerde criteria en bewaakt de vereniging brede inzet van de sponsorinkomsten. De sponsorcommissie adviseert het Bestuur over toekenning.
3. Het Bestuur besluit over de definitieve toekenning of afwijzing.

4. Transparantie en verantwoording

• Jaarlijkse rapportage: Een gedetailleerd verslag van de sponsorinkomsten en hun besteding zal jaarlijks worden gepresenteerd aan het bestuur en de leden tijdens de Algemene Leden Vergadering.
• Kascontrolecommissie: De kascontrolecommissie wordt in staat gesteld om inkomsten en uitgaven te controleren.

5. Ethiek en Integriteit

• Ethische overwegingen: Sponsoren moeten aansluiten bij de sportieve en sociale waarden van de vereniging. Sponsoring door bijvoorbeeld tabaks-, vape- of softdrugs gerelateerde organisaties is niet toegestaan.
• Geen exclusiviteit: Wij behouden ons het recht voor om meerdere sponsoren voor vergelijkbare activiteiten te aanvaarden, tenzij anders overeengekomen.

6. Communicatie met sponsoren

• Transparante communicatie: Sponsoren worden regelmatig geïnformeerd over de impact van hun bijdrage en de voortgang van gesponsorde projecten.
• Verwachtingen: Duidelijke verwachtingen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd in sponsorovereenkomsten.

7. Herziening van het beleid

Dit beleid zal jaarlijks worden herzien om te zorgen dat het aansluit bij de veranderende behoeften van de vereniging en haar leden.